Как создать свой тендерный отдел
Работа тендерного отдела: создать собственный или отдать на аутсорс
Большая часть заказов, выполняемых строительными компаниями, поступает посредством тендерных процедур. От того, насколько профессионально компания подготовится, зависит результативность процедуры. К сожалению, далеко не каждая строительная компания может похвастаться наличием собственного тендерного отдела. Перед тем как такой организовать, стоит проанализировать план работы. Если строительная организация планирует участвовать в не менее чем в 4-5 тендерах ежемесячно, то без собственного отдела не обойтись.
Функциональные обязанности тендерного отдела
Существует несколько взглядов на то, сколько человек должно работать в тендерном отделе. Сходятся они в одном, таких должно быть не меньше 2-4, в зависимости от объема предстоящей работы. Функциональные обязанности, возложенные на тендерный отдел, выглядят следующим образом:
- планирование;
- организация;
- координация;
- мотивация;
- контроль.
Немаловажную роль в работе тендерного отдела играет его взаимодействие с другими структурными подразделениями предприятия. К примеру, составление документов идет в сотрудничестве с юристом.
Формирование штатного расписания
Как было сказано ранее, рекомендованное число сотрудников тендерного отдела строительной компании составляет от 4 до 5. Открывает список руководитель. На него возлагаются обязанности по руководству отделом и координации его работы. Помимо этого, руководитель ответственен за составление отчетов. Следующий сотрудник – специалист в области аналитики. Занимается он стратегическим планированием. Другие штатные единицы:
- юрист – ответственен за составление документальное сопровождение, занимается контролем соблюдения правил торгов;
- специалист по тендерам – занимается организацией участия строительной компании в процедуре закупок;
- курьер – занимается доставой заявок.
Как только штатное расписание сформировано, останется четко распределить обязанности среди сотрудников. Сделать это нужно в должностной инструкции, чтобы исключить возможные конфликты.
Регистрация на портале по проведению торгов
Сформированный штат тендерного отдела переходит к регистрации на специализированном портале, на котором проводят государственные закупки. Для этого понадобятся копии учредительных документов. Второй документ – решение об одобрении. К примеру, если речь идет о крупной сделке, то нужно приложить решение о наличии одобрения высшим управленческим органом фирмы. Третий документ – выписка из ЕГР, копия документа, который подтверждает присвоение УНП. Четвертый документ – копия бумаги, которая подтверждает полномочия лица на получение аккредитации. Правильно оформленный пакет документов – залог успешного участия в тендерных процедурах. Если у компании нет желания этим заниматься, то работу по тендерному сопровождению отдают на аутсорс. Специализированные компании оказывают необходимую помощь в поиске и сопровождении каждого заказа. Это позволит компании начать быстрый старт, искать заказы без своего отдела. Такой подход может быть рационален в конкретном случае.