Как создать свой тендерный отдел

08.10.2019 / 13:00
Работа тендерного отдела: создать собственный или отдать на аутсорс

Большая часть заказов, выполняемых строительными компаниями, поступает посредством тендерных процедур. От того, насколько профессионально компания подготовится, зависит результативность процедуры. К сожалению, далеко не каждая строительная компания может похвастаться наличием собственного тендерного отдела. Перед тем как такой организовать, стоит проанализировать план работы. Если строительная организация планирует участвовать в не менее чем в 4-5 тендерах ежемесячно, то без собственного отдела не обойтись.

Функциональные обязанности тендерного отдела

Существует несколько взглядов на то, сколько человек должно работать в тендерном отделе. Сходятся они в одном, таких должно быть не меньше 2-4, в зависимости от объема предстоящей работы. Функциональные обязанности, возложенные на тендерный отдел, выглядят следующим образом:

  • планирование;
  • организация;
  • координация;
  • мотивация;
  • контроль.

 

Немаловажную роль в работе тендерного отдела играет его взаимодействие с другими структурными подразделениями предприятия. К примеру, составление документов идет в сотрудничестве с юристом.

Формирование штатного расписания

Как было сказано ранее, рекомендованное число сотрудников тендерного отдела строительной компании составляет от 4 до 5. Открывает список руководитель. На него возлагаются обязанности по руководству отделом и координации его работы. Помимо этого, руководитель ответственен за составление отчетов. Следующий сотрудник – специалист в области аналитики. Занимается он стратегическим планированием. Другие штатные единицы:

  • юрист – ответственен за составление документальное сопровождение, занимается контролем соблюдения правил торгов;
  • специалист по тендерам – занимается организацией участия строительной компании в процедуре закупок;
  • курьер – занимается доставой заявок.

 

Как только штатное расписание сформировано, останется четко распределить обязанности среди сотрудников. Сделать это нужно в должностной инструкции, чтобы исключить возможные конфликты.

Регистрация на портале по проведению торгов

Сформированный штат тендерного отдела переходит к регистрации на специализированном портале, на котором проводят государственные закупки. Для этого понадобятся копии учредительных документов. Второй документ – решение об одобрении. К примеру, если речь идет о крупной сделке, то нужно приложить решение о наличии одобрения высшим управленческим органом фирмы. Третий документ – выписка из ЕГР, копия документа, который подтверждает присвоение УНП. Четвертый документ – копия бумаги, которая подтверждает полномочия лица на получение аккредитации. Правильно оформленный пакет документов – залог успешного участия в тендерных процедурах. Если у компании нет желания этим заниматься, то работу по тендерному сопровождению отдают на аутсорс. Специализированные компании оказывают необходимую помощь в поиске и сопровождении каждого заказа. Это позволит компании начать быстрый старт, искать заказы без своего отдела. Такой подход может быть рационален в конкретном случае.