Складываем и учитываем: организуйте складской учет правильно

Эффективно организовать работу магазина – лишь половина дела. Когда установлена программа учета кассы, вся работа прозрачна, а сотрудники не вызывают сомнений в добросовестности – это замечательно. Но ничуть не менее важно и значимо в долгосрочной перспективе, как будет организована работа склада. Бесперебойный, своевременный подвоз товара без критического количества ошибок доставки – вот что помогает магазину работать без издержек. А системные проблемы на складе обычно влекут за собой финансовые потери для бизнеса. Проанализируем, каких же общих принципов в организации работы склада нужно придерживаться, чтобы бизнес работал как часы.

Контролируем остатки

Каждая товарная позиция на складе должна быть учтена вместе с историей ее движения от поставщика. Чтобы исключить необъяснимые пропажи товара и его откровенное воровство, нужно выстроить четкую иерархию складских работников и обязательно организовать должность, на которой будут замыкаться все рабочие процессы. Неважно, как назвать главного по складу – директором, заведующим или как-то еще. Важно, чтобы вершина пирамиды была. Любые попытки организовать работу склада по сетевому принципу неизбежно потерпят крах. Контроль рядовых сотрудников, складских позиций и прием товара – за все должен отвечать один человек с четко прописанной должностной инструкцией.

Далее работу склада нужно максимально автоматизировать. Если для этого нужно провести комплексную автоматизацию склада с нуля – заняться этим надо как только позволит текучка. Мелкие же изменения, необходимость в которых становится очевидной, нужно внедрять безотлагательно.

Наконец, важно придерживаться следующего принципа – товар отпускается только после того, как он попал на склад по документам, а не просто по факту. Много неприятных для компаний и клиентов историй случилось из-за того, что менеджеры поторопились продавать товар, который прибыл на склад, но еще не был правильно оформлен. Делить шкуру неубитого медведя неразумно и вредно.

Проводим инвентаризацию правильно

Даже в проведении инвентаризации можно допускать системные ошибки. Вот чем нужно руководствоваться, чтобы каждая штатная (и внештатная) инвентаризация помогала решать проблемы, но не создавала новых:

• Инвентаризация строго должна быть регулярной. Повод не проводить запланированную «инвентарку» должны быть очень весомые. Точно весомее, чем отсутствующий рядовой сотрудник или обилие текучки.
• Для штатной и внештатной инвентаризаций должен быть прописан четкий протокол.
• Должны существовать понятные и прозрачные документационные шаблоны для фиксации любых вынужденных отклонений от протокола и расхождений остатков с базой.

Ведем документооборот

Всегда учитывайте и сохраняйте всю без остатка первичную документацию. Это важно и с точки зрения требований законодательства, и для фактической работы бизнеса. Порядок поступления и хранения такой документации обязан быть зафиксирован во внутренних правилах компании.

При этом любые необязательные по закону виды учета документов можно и нужно переводить в цифру. Если от необходимости копить килограммы бумаг можно избавиться – это должно быть сделано. Здесь на помощь придут решения от фирм, занимающихся автоматизацией бизнеса под ключ – например, от компании Subtotal, предлагающей готовые решения автоматизации касс и склада.

И снова вернемся к тому, с чего начиналась статья – на складе обязательно должен быть сотрудник, на котором замыкается вся складская работа.