Бумажные деньги. На офисной бумаге можно существенно сэкономить

Простая арифметика

Обычно компании заказывают печатную бумагу в офис по необходимости. И лишь когда растущие расходы переходят все разумные пределы, руководитель начинает хвататься за голову. «Когда мы посчитали, сколько уходит бумаги в месяц, то ужаснулись, — рассказал сотрудник одной тольяттинской компании. — Оказалось, в среднем около пятидесяти коробок! Пришлось поставить расход на строгий контроль». 

В итоге в этой компании вся бумага стала храниться под замком, а принтеры «заряжал» только секретарь. Через несколько месяцев выяснилось, что даже такие нехитрые меры могут возыметь свое действие: расход бумаги немедленно снизился в два раза. Если коробка стоит пятьсот рублей, то экономия составила более двенадцати тысяч рублей.

Можно, конечно, завернуть гайки и ввести еще более строгие меры контроля. Например, ограничить круг лиц, имеющих доступ к принтерам, и нормировать количество распечатываемых документов. Но все же навешивать амбарный замок на каждое печатающее устройство в офисе или приставлять к нему специального человека не стоит. Тем более что есть другие, менее радикальные, зато весьма эффективные методы снижения издержек на печать.

В расход

Один из наиболее распространенных технологических приемов — использование функции двусторонней и буклетной печати, а также картриджей повышенной емкости. Можно задействовать возможность экономичной печати, которая вполне подойдет для распечатки документов для внутреннего пользования. 

В таком случае экономия на краске может составить 70% для черно-белой печати и 50% — для цветной. Иными словами, вместо того чтобы использовать десять картриджей в месяц, можно обойтись тремя-пятью, что при средней стоимости картриджа в три тысячи рублей позволит сэкономить 10 — 15 тысяч рублей.

Одним из самых популярных способов экономии на печати до недавнего времени оставалась банальная перезаправка использованных картриджей. Качество печати несколько снижалось, зато экономия вроде бы оказывалась ощутимой. До тех, впрочем, пор, пока не приходилось ремонтировать или менять вышедшее из строя печатающее устройство.

Производители оборудования относятся к такой практике резко отрицательно: продажа оригинальных расходных материалов — это их хлеб, который они вовсе не собираются терять. К тому же многое зависит и от профессионализма заправщика. Решение об использовании перезаправленных картриджей зависит от конкретной модели принтера.

А еще точнее, от его стоимости. Как известно, дорогой автомобиль не следует заправлять «паленым» топливом и ремонтировать в соседнем гараже. Точно так же картриджи для устройств, цена которых составляет более десяти тысяч долларов, перезаправлять не стоит. К тому же ощутимая экономия от использования перезаправленных картриджей будет только в том случае, если объемы печати превышают десять тысяч листов в год.

Кроме того, следует помнить о том, что если некоторые производители закрывают глаза на использование «обновленных» картриджей, то другие на этом основании могут отказать в гарантийном обслуживании принтера.

Что же касается самих принтеров или многофункциональных офисных устройств, то правильно выбранный агрегат вполне способен принести компании изрядную экономию. Причем не только сегодня, но и в будущем. В первую очередь нужно выбирать устройства исходя из конкретных потребностей офиса, как по объему печати, так и по дополнительным функциям.

Кроме того, полезно учитывать задачи, которые могут возникнуть в ближайшем будущем. Профессиональное устройство, как правило, оказывается более экономичным и надежным, чем принтер, разработанный с прицелом на домашнее использование. К тому же покупать печатающее устройство стоит с некоторым «запасом прочности». 

В противном случае компания, в которой объем печати начинает существенно расти, рискует столкнуться с необходимостью покупки нового принтера, рассчитанного на большие нагрузки, или постоянно будет вынуждена ремонтировать оборудование, не выдерживающее подобных нагрузок.

Как сэкономить на офисной печати

• ликвидировать бесконтрольный доступ сотрудников к бумаге;• использовать программное обеспечение, отслеживающее нагрузку на принтеры, генерируемую каждым сотрудником, довести информацию о введении системы контроля до коллектива;• примерно наказать одного сотрудника, использующего офисные устройства не по назначению;• локализовать доступ к цветным устройствам, установить черно-белые драйверы цветных принтеров на компьютеры сотрудников, в обязанности которых не входит печать документов в цвете;• использовать режим двусторонней печати и картриджи повышенной емкости;• задействовать режим экономичной печати для распечатки рядовых документов;• использовать перезаправленные картриджи (исключительно в недорогих принтерах);• приобретать печатающие устройства, характеристики которых соответствуют реальной нагрузке.