Владимир Фокин: «Общайтесь с налоговой, как с инспекторами ГИБДД»

- Владимир Маратович, что делать, если представители надзорных органов пришли в компанию без предупреждения? Как правильно отказать им в предоставлении документов для проверки, и стоит ли вообще ссориться с налоговой / пожарной инспекцией / Роспотребнадзором и т.д.?

- Есть ряд простых шагов, которые должна делать каждая компания. Во-первых, люди, которые отвечают за пропускной режим (охрана, секретарь), должны быть проинструктированы: никаких сомнительных людей на территорию офиса не пускать. Нужно проверить удостоверения личности, переписать или отсканировать реквизиты, связаться с тем органом, от которого пришли проверяющие, уточнить, действительно ли они там работают и сейчас направлены именно к вам. И лучше всего вызвать юриста, потому что практика показывает: если во время проверки присутствует юрист, то проверяющие сразу «остывают» и ведут себя гораздо корректнее.

Нужно запросить документы, на основании которых будут проводиться мероприятия (решение о проверке, постановление об осмотре, выемке или обыске и т.д.). Без этих документов инспекция не может зайти в офис. Если не дают фотографировать или сканировать эти документы, то все спокойно и тщательно переписать.

- А не выйдет ли так, что получив такой прием, инспекторы озлобятся и будут искать нарушения с особым рвением?

- Сейчас уже нет. Лет десять назад встречались такие случаи. Сейчас уже прямо противоположная реакция, и она носит массовый характер. Здесь очень важно: нет такого выбора – подчиниться или конфликтовать. Конфликтовать ни с кем не нужно, но и пускать чужаков с распростертыми объятиями тоже ни к чему.

Я всегда предлагаю модель, которую используют уже многие автомобилисты. Нужно общаться так же, как с инспектором ГИБДД: спокойно и вежливо, но уверенно, с достоинством. Не выпрыгивать из машины, не бежать к нему на полусогнутых. Просто нужно знать свои права и обязанности. А для младшего персонала составить четкую памятку, как они должны себя вести.

Самая частая ошибка заключается в том, что срабатывает страх, который ещё не изжили многие предприниматели: они готовы перед каждым, кто назовется проверяющим, исполнять любые танцы с бубном. Этого делать нельзя, потому что большинство ошибок при проверках совершают сами предприниматели. Они говорят то, что не нужно, они дают документы, которые проверяющие никогда бы не получили законным способом. Естественно, надо понимать, что любая ошибка руководителя и персонала будет использована против фирмы. Друзей здесь нет. У вас своя работа, у них – своя.

- Следующий вопрос: как правильно оформить договор подряда с внештатным сотрудником, чтобы минимизировать налоги, но при этом не нарушить закон и не привлечь внимание налоговой?

- Самый выгодный формат сотрудничества – это работа с ИП, который использует упрощенную систему налогообложения. Есть одна тонкость: он должен не только зарегистрироваться, но и действовать, как предприниматель. Обычно же совершают ошибку, которую налоговики довольно просто выявляют: компания оформляет, например, водителей как ИП, централизованно ведет их бухучет на аутсорсинге, но при этом они не ведут себя, как предприниматели – у них всю жизнь один работодатель, и они оказывают услуги только ему.

Решить это довольно просто: у ИП должен быть сайт (хотя бы одностраничный), на котором должны быть представлены его услуги, цены и условия работы. Естественно, такой ИП должен знать, что он будет говорить другим заказчикам его услуг, если они появятся. В этом случае налоговая уже не сможет утверждать, что эти люди являются на самом деле вашими наемными сотрудниками.

Ещё одна тонкость в найме внештатников: не превращайте их в штатных сотрудников, если это не согласуется с вашими целями. Если внештатник подчиняется внутреннему распорядку компании, присутствует на планерках и к нему де-факто применима общая для всех трудовая дисциплина, то это однозначно будет квалифицировано судом как исполнение трудового договора. В этом случае у вас возникнут все обязательства, которые содержат Трудовой и Налоговый кодексы по отношению к штатным сотрудникам, плюс штрафы.

- Некоторые предприятия для сокращения издержек нанимают гастарбайтеров. Действительно ли это решает проблему?

- Прежде, чем завозить гастарбайтеров, нужно посчитать всю совокупность затрат компании по их привлечению, обучению, расселению, управлению и увольнению. Законный найм требует довольно большого времени на соблюдение всех процедур, а незаконный чреват очень большими штрафами.

Органы миграционного контроля стали работать гораздо слаженнее с органами МВД и налоговой инспекцией, поэтому нелегальный найм стал крайне невыгодным. Кроме того, неквалифицированные сотрудники могут сделать работу некачественно, возникнут непредвиденные расходы на переделку, вы выплатите штрафы за некачественную работу и нарушение сроков… Поэтому использование гастарбайтеров может на деле оказаться гораздо дороже, чем найм местного населения. Если же это квалифицированный сотрудник, и его уникальные навыки необходимы компании, и компания финансово может себе это позволить, то конечно, нужно нанимать.

- В одном из своих интервью Вы рекомендуете дробить бизнес-процессы, выводя их на «аутсорсинг» в свои же компании. Какие бизнес-процессы целесообразно выводить из основной компании (например, в ресторанном бизнесе)?

- Здесь два главных правила. Первое: нужно разделять компанию на бизнес-единицы, когда совместное исполнение бизнес-процессов в одном юрлице влечет больше рисков. Например, в сфере морских перевозок любая авария приводит к выплате крупных компенсаций. Поэтому там действует правило: одно судно – одна компания. Если что-то случается с одним судном, то на остальном бизнесе судовладельца это не сказывается.

Если у вас один ресторан, но то плодить несколько компаний большого смысла нет. А если у вас сеть (хотя бы два-три ресторана), то целесообразно создать дополнительные юрлица и вынести в них часть бизнес-процессов. Например, централизованную закупку продуктов. Кроме того, стоит создать отдельную компанию для управления персоналом: найма, обучения, надзора, увольнения.

А вы уже у этой компании централизованно «арендуете» персонал, можете при необходимости переводить его из одного ресторана в другой, не прописывая в трудовом договоре дополнительные условия, как того требует ТК. Ресторатору однозначно стоит выносить на аутсорсинг все бизнес-процессы, которые не являются основным видом деятельности, и которые выгоднее отдать на сторону, чем содержать самому: техобслуживание оборудования, уборку помещений и т.д.

- Многие тольяттинские строительные компании выполняют сразу несколько функций: заказчика застройщика, генподрядчика, непосредственно исполнителя строительных работ и риэлтора. Обычно это делается с целью увеличения объема оборотных средств для получения более выгодных условий при кредитовании. Насколько юридически правильна такая схема работы?

- Если компании так проще получать кредиты – можно и совмещать, но вот непосредственно выполнение строительных работ я бы все-таки вывел в отдельную бизнес-единицу. Слишком велики риски. И выделить отдельную компанию для найма персонала. Если она допустит ошибку при оформлении иностранных работников, то штраф будет выписан именно этой компании, потерять которую не так страшно, как лишить оборотных средств весь бизнес.

- Какие механизмы проверки иностранных контрагентов наиболее эффективны? Предположим, наша компания планирует ввозить строительные материалы. Как получить гарантию того, что поставщик не является «однодневкой», и мы не потеряем деньги?

- Технология та же, что и в России, с небольшими нюансами. Во-первых, можно запросить информацию из реестра юридических лиц по месту регистрации этой компании. Эта информация открыта, эти справки можно получить, за условные копейки. Не получается напрямую – можно обратиться к местным юристам, они получат для вас эту справку.

Во-вторых, можно получить так называемый «good standing» – подтверждение добросовестности компании. Оно выдается аудитором либо компетентным органом – зависит от страны. И, конечно же, изучайте рекомендации предыдущих клиентов.

В России при проверке контрагента рекомендуется посмотреть его арбитражную историю: с кем и сколько раз он судился, по какому поводу, с каким результатом. За рубежом такие базы тоже есть, их легко получить через юристов. Это тоже недорого. Во всяком случае, гораздо дешевле, чем судебный процесс в результате ошибки при выборе контрагента.

Чтобы не потерять деньги, нужно использовать механизмы обеспечения обязательств по договору. Это банковская гарантия, аккредитив, поручительство. При возможности – не авансировать 100%, оптимальной будет рассрочка или оплата по факту.

Что касается международных контрактов, то я обычно рекомендую подчинять их российскому праву с местом разбирательства в России. Если же контрагент – серьезный холдинг с управляющей компанией за рубежом, то можно рассмотреть варианты с другим местом применимого права и местом разбирательства.

Дело в том, что иногда международные контракты не соответствуют нашему Гражданскому кодексу. В этом случае нужно смотреть, какая юрисдикция лучше подходит к этому контракту. Это может быть и английское право, и европейское, и торговое.  Английское право более гибкое, но это не всегда оптимальный выбор – здесь нужно уже смотреть, где дешевле будет судиться.

- Что нужно учитывать, заключая договор на закупку продукции или сырья с Китаем? Стоит ли работать напрямую с поставщиком, или воспользоваться услугами посреднической организации, которая берет на себя ответственность по комплектации заказа, отгрузке, доставке, растаможке и т.д.?

- При работе с любыми иностранцами всегда нужно учитывать менталитет. Например, дистрибьюторы мебели или одежды, работающие с Италией, знают, что итальянские поставщики славятся своей неорганизованностью. То есть, для них срыв сроков – это обычное явление.

Китайцы сейчас стали работать на порядок лучше, чем 10 лет назад. Если у вас мелкие партии, то вам проще и выгоднее воспользоваться услугами торговых операторов; если заказы крупные, то лучше заключать прямой договор с производителем.

И все те же рекомендации, что и для работы с любым иностранным контрагентом: выбирайте применимое право, выбирайте место разбирательства, грамотно выбирайте поставщика. Отдельно обязательно оговорите способ контроля качества и решения спорных ситуаций.

- Одна довольно крупная российская фирма стала банкротом только из-за того, что ее счет оказался замороженным в результате отзыва лицензии у обслуживающего банка. Клиенты сделали предоплату крупного заказа, однако компания из-за отзыва лицензии банка не смогла оплатить поставку сырья. За нарушение сроков изготовления продукции компания должна была выплатить крупный штраф, что и привело к банкротству. Кому в данной ситуации должна предъявлять претензии компания? Центробанку? И есть ли перспектива у такого иска?

- К сожалению, никому. Эта проблема много обсуждалась. Да, печально, что это происходит, но в отличие от вкладов физлиц, здесь нет никаких гарантий. Эта ситуация не решаема.

Конечно, можно пойти по стандартной процедуре, предъявить претензии банку, но, во-первых, это будет восьмая очередь, а во-вторых, на балансе банка при банкротстве обычно нет ничего, кроме столов, стульев и пары старых компьютеров. Поэтому перспективы здесь нулевые. Я понимаю, что это воспринимается как несправедливость, но в данном случае ничего сделать нельзя.

- Здесь нет признаков форс-мажора?

- Нет. По форс-мажорам вообще я рекомендую обратиться к судебной практике 1998-1999 годов, когда произошел дефолт, и банки начали лопаться один за другим по экономическим причинам. Тогда была очень большая судебная практика по срыву обязательств по договорам, и компании пытались представить это как форс-мажор. Однако форс-мажор – это только стихийные бедствия или война. В данном же случае наблюдается однозначный предпринимательский риск – и по характеру, и по судебной практике. Ваши отношения с банком – это проблема ваша, а не вашего клиента.

- Некоторые компании в договорах указывают в качестве форс-мажора действия правительства РФ или третьих лиц, которые сторона не имела возможности предусмотреть или предотвратить.

- В договоре можно написать все, что угодно, но вторая сторона легко опротестует это в суде, поскольку это не соответствует самой природе форс-мажора.

Чтобы обезопасить себя от подобного риска, стоит страховать крупные сделки. Или держать несколько расчетных счетов. Да, это вызовет дополнительные расходы, но позволит предотвратить банкротство.

- Последний вопрос: какие главные критерии оценки квалификации юриста и главного бухгалтера Вы советуете применять при приеме на работу?

- Начнем с главного бухгалтера. Скажу очевидную вещь, но главный бухгалтер должен быть во-первых – лояльным, во-вторых – специалистом. Потому что если человек является суперспециалистом, но при этом он лоялен не к вам, а к вашему конкуренту, то это опасно для вас. Причем чем выше его квалификация, тем он опаснее. А если он лоялен, но немного не дотягивает по своим профессиональным качествам, то это можно легко подтянуть с помощью небольшого дополнительного обучения.

Какие еще качества являются критичными для главного бухгалтера? Это «буквоедство» (в хорошем смысле), то есть внимательность к мелочам. Это позволяет контролировать рутинную работу младшего персонала и не пропускать его ошибки.

И, наконец, знание специфики. Проблема в том, что специалистов нанимают не специалисты, а кадровики, которым сложно оценить уровень профессионализма кандидата. То есть, бухгалтеров нанимают не бухгалтеры, юристов нанимают не юристы. Поэтому я рекомендую приглашать на собеседование действующего бухгалтера или аудитора, который «погонял» бы кандидата по плану счетов, по спорным ситуациям, по налогам. Он должен владеть этим на уровне инструментария.

То же относится и к юристу. Пригласите в помощь кадровику практикующего юриста, пусть он убедится в профессионализме кандидата по той сфере, на которой он специализируется. Нужно обязательно смотреть, где кандидат до этого работал. Если он пришел из консалтинговой или аудиторской компании, то у него, как правило, кругозор шире, чем у юриста, проработавшего такое же время на одном предприятии.

Кроме того, необходимо обратить внимание на его умение обращаться с инструментарием: на знание коммерческого права, арбитражного и гражданского процесса, на умение грамотно составлять документы, ясно излагать мысли, просто и доходчиво передавать не-юристам сложный юридический материал, на владение русским языком, в конце концов.

Ещё одна рекомендация: лучше нанимать узких специалистов. Потому что юристов, которые знают все обо всем, можно по пальцам пересчитать в стране. Они, как правило, не ищут работу, у них уже свои фирмы давным-давно.

И для юриста, и для главного бухгалтера обязательны: программа обучения, программа постоянного повышения квалификации, программа ежегодной переаттестации.

- Что если компания не настолько велика, чтобы позволить себе целый штат юристов?

- Тогда можно рассмотреть такое решение: штатный юрист сопровождает текущую деятельность организации, а на проектные работы (реструктуризация компании, переработка внутренних договоров и т.д.) нанимаются внешние консультанты.

При этом надо понимать, что консультанты не конкурируют со штатным юристом. У них разные задачи. «Местный» юрист обладает информацией, как это делается в компании сейчас, объясняет специфику работы и контролирует, чтобы применяемые решения были удобными для компании. А консультанты вкладывают в проект свой опыт, полученный при работе с большим количеством разных клиентов.

Работа консультантов – проектная, то есть имеет начало и конец (решение конкретной задачи), работа штатного юриста – процессная, то есть ведется в постоянном режиме. При такой совместной работе возникает эффект синергии: результат получается больше, чем сумма приложенных усилий. К тому же, за счет совместной работы с коллегами-консультантами ваш штатный юрист будет развиваться быстрее.

30-31 мая Владимир Фокин проведёт в Тольятти два мастер-класса: «Налоговые ошибки и налоговые проверки» и «Юридический автопилот для бизнеса: практикум для собственников».

Если Вы хотите получить персональную консультацию Владимира Фокина, регистрируйтесь на сайте: http://fokinvtlt.ru/ или по телефону: +7 987 960 23 84.