В греческом зале.

Система поиска

К сожалению до Тольятти еще не добрались представители поисковой системы conference.ru, которая представляет собой уникальный информационный интернет-проект по подбору и бронированию залов для проведения различных деловых мероприятий. Цель проекта — объединение арендодателей конференц-залов и других площадок в единую поисково-информационную систему для дальнейшего продвижения конференц-возможностей России на отечественном и зарубежном рынке, и предоставление реального механизма для увеличения количества прямых заказов клиентов арендодателям.

При попытке отыскать зал в столице российского автомобилестроения поисковая система жалобно пискнула и, как бы извиняясь, выдала корректную просьбу поискать зал в близлежащей Самаре. Поэтому желающему организовать деловое мероприятие в Тольятти придется заняться поисками самому.

Итак, на что нужно обратить внимание, начиная поиски. Помещение должно быть комфортным и обязательно иметь кондиционирование, иначе через полчаса после начала мероприятия участники будут либо мерзнуть как челюскинцы, либо засыпать от духоты. Впрочем, если конференция будет проходить неинтересно, то засыпать они будут даже при наличии системы кондиционирования последней модели.

Для мероприятия необходимо специальное оборудование: микрофоны, наушники, если планируется параллельный перевод, проектор, компьютер, монитор. Хорошо если зал оснащен передовыми средствами отображения информации: плазменными панелями, мультимедийными проекторами, моторизованными экранами, системами звукоусиления и прочей необходимой техникой, использование которой сделает мероприятие эффективным и запоминающимся.

С помощью мультимедиапроекторов можно провести профессиональную презентацию с демонстрацией рекламных роликов, текстов, графиков и таблиц. Они универсальны, к ним можно подключить как компьютерное оборудование, так и видеомагнитофоны, DVD-проигрыватели, видеокамеры, ТВ-тюнеры, системы спутникового телевидения. В Тольятти похвастаться возможностью проведения online-конференций через спутниковую антенну может зал развлекательно-оздоровительного комплекса «Атлантида».

Поесть и поспать

Питание участников необходимо организовать как минимум в том же здании, в котором проходит мероприятие. В идеале, если заправка жирами, белками и углеводами будет происходить в соседнем помещении. Немаловажную роль играют и детали. Например, престиж офисного центра и район, в котором он находится, наличие подъездных путей и удобной парковки. Если семинар многодневный или планируется приезд иногородних гостей, то необходимо позаботиться и о проживании участников. Тогда, опять же в идеале, если такое мероприятие будет проходить на базе гостиничного комплекса.

В Тольятти этим требованиям отвечают, например, гостиничный комплекс «La Rotonda» или гостиница «Юбилейная». В случае с «La Rotonda» участникам конференции будут доступны пиццерия и летнее кафе. В комплекс также входят фитнес-зал, сауна с бассейном.

Стоимость аренды зала — 800 рублей в час. Почти в два раза дороже обойдется аренда помещения в отеле «Эмеральд». Зал на пятнадцать человек оборудован плазменным телевизором, возможностью подключения к сети Интернет посредством WI-FI. В самой гостинице имеется двадцать семь номеров для проживания стоимостью от трех с половиной до пятнадцати тысяч рублей с человека. Все номера в гостинице класса люкс.

Хорошо поставлено предоставление конференц-услуг в гостиничном комплексе «Парк-Отель», который располагается в зеленой зоне. Большой зал комплекса вмещает до двухсот человек и сдается как минимум на четыре часа. Два малых зала вмещают тридцать и сорок человек. Залы оборудованы всем необходимым оборудованием, но за его аренду придется дополнительно заплатить. Сама гостиница имеет сорок три номера.

Обычно конгресс-услуги, помимо гостиниц, предоставляют деловые центры, санатории, современные туристические базы. В нашем городе в этом качестве может выступить санаторий «Надежда». К услугам участников конференций, помимо зала на сто тридцать пять мест, есть банный комплекс, цифровой кинотеатр, аквапарк, бильярд, настольный теннис, караоке, обеденный зал на сто восемьдесят мест.

Если затраты на мероприятие должны быть небольшими, то хорошим вариантом может стать аренда зала в бизнес-центре «Европа» на улице Ворошилова. Центр располагает помещением с кондиционером на 20—25 человек, проложена телефонная линия, есть экран для проектора, но самого проектора нет, зато предоставляется набор канцелярских принадлежностей. Кофе-паузу можно провести в кафе этажом ниже, а комплексные обеды — на базе ночного клуба «Разгон» в здании бизнес-центра.

При организации мероприятия прежде всего нужно точно знать количество участников. Это первый показатель, в зависимости от которого и следует подбирать зал. Большими залами вместимостью более ста человек в нашем городе располагают различные государственные учреждения, учебные заведения. И хотя сдавать зал в аренду им официально не разрешается, всегда можно договориться.

Благо остались еще люди в русских селениях, которые не прочь заработать «на халяву». Правда, в этом случае говорить о высоком уровне сервиса скорее всего не придется. Демонстрационная и звуковая аппаратура наверняка будет не до конца в рабочем состоянии, а о провидении кофе-пауз и полноценном обеде вообще можно забыть.

Не доросли

Нужно признать, что конференц-услуги в Тольятти находятся еще на низком уровне. Имеющие недостаток опыта в планировании и проведении конференций и конгрессов поставщики этой услуги очень часто предлагают клиенту минимальный набор услуг: аренду зала, кофе-брейки и аренду основного оборудования. В результате заказчик вынужден организовывать часть услуг самостоятельно, не имея возможности получить более выгодные цены за счет пакетирования.

Стандартный конференц-пакет, предлагаемый специализированными компаниями, состоит из авиаперелета, трансферов, услуг по размещению участников, подготовки информационной и рекламной продукции, аренды конференц-зала и оборудования, питания и даже визовой поддержки. Зачастую в него входят развлекательные мероприятия, экскурсии, спортивные игры и, конечно же, гала-ужин.

Перечень дополнительных услуг включает в себя логистику переездов, VIP-обслуживание, услуги переводчиков, кейтеринг, фото- и видеосъемку, создание интернет-сайта мероприятия с регистрацией участников и мультимедийных презентаций. Всего таких спецуслуг на деловых мероприятиях реализуется от 100 до 250.